Conditions générales de coopération et de vente B2B – XL Media
Version : 12.05.2025
§ 1. Dispositions générales et champ d’application
1. Les présentes Conditions Générales de Coopération et de Vente, ci-après dénommées les « Conditions Générales », régissent la conclusion et l’exécution des contrats entre :
XL Media Piotr Kalita
ul. Poli Gojawiczyńskiej 22
93-253 Łódź, Pologne
N° TVA : PL7282530059
REGON : 100068437
ci-après dénommée « XL Media », et les entités achetant des biens ou des services dans le cadre de leur activité professionnelle ou commerciale, ci-après dénommées le « Client ».
2. Les présentes Conditions Générales s’appliquent exclusivement aux professionnels et aux entreprises (B2B).
3. Elles ne s’appliquent pas aux consommateurs ni, dans la mesure prévue par les dispositions impératives, aux personnes physiques concluant un contrat directement lié à leur activité professionnelle lorsque ce contrat ne présente pas pour elles un caractère professionnel.
4. Les présentes Conditions Générales s’appliquent notamment à la vente de marchandises ainsi qu’aux services d’impression, de transformation, de finition, de découpe, de fraisage, de laminage, de préparation graphique et autres services fournis par XL Media.
5. Les accords individuels confirmés par XL Media sous forme documentaire prévalent sur les présentes Conditions Générales.
6. Les conditions d’achat, règlements ou autres conditions contractuelles du Client ne s’appliquent pas, sauf acceptation expresse par XL Media sous forme documentaire.
§ 2. Conclusion du contrat et commandes
1. Les commandes peuvent être passées via la boutique en ligne de XL Media, par e-mail ou par tout autre moyen accepté par XL Media.
2. Les informations relatives aux produits, prix, délais de production et disponibilités figurant sur le site Internet, dans les tarifs ou documents commerciaux ne constituent pas une offre ferme, sauf indication expresse contraire.
3. Le contrat est conclu au moment où XL Media confirme au Client l’acceptation de la commande pour exécution.
4. Un message automatique confirmant la réception d’une commande ne constitue pas son acceptation, sauf indication expresse contraire.
5. XL Media peut subordonner le début de l’exécution de la commande :
a) à la réception de fichiers de production corrects,
b) à la réception de toutes les informations techniques nécessaires,
c) à l’approbation par le Client d’un projet ou d’une visualisation,
d) au paiement d’un acompte ou de la totalité du prix lorsque cela est requis.
6. Le délai de production commence uniquement après satisfaction de toutes les conditions nécessaires au démarrage de la production.
7. Toute modification de la commande après son acceptation nécessite l’accord de XL Media et peut entraîner une modification du prix et du délai de production.
8. Après le début de la production, le Client ne peut pas annuler unilatéralement la commande.
9. Si XL Media accepte une annulation après le début de la production, le Client supportera le coût des travaux déjà réalisés, des matériaux utilisés ou commandés ainsi que des autres frais engagés par XL Media.
10. Les marchandises fabriquées selon les spécifications individuelles du Client sont produites spécialement pour celui-ci et ne sont généralement pas destinées à être revendues.
§ 3. Fichiers et données fournis par le Client
1. Le Client est responsable de l’exactitude technique et du contenu des fichiers fournis.
2. Sauf convention contraire, XL Media n’est pas tenue de vérifier les fichiers en ce qui concerne :
a) les fautes d’orthographe ou de langue,
b) les numéros de téléphone, adresses ou autres données,
c) la conformité du contenu avec l’intention du Client,
d) la résolution des graphiques,
e) la qualité des images,
f) les polices utilisées,
g) les fonds perdus et marges de sécurité,
h) les paramètres colorimétriques,
i) les dimensions ou l’échelle,
j) la conformité du projet avec la législation applicable.
3. XL Media peut effectuer un contrôle technique automatique ou élémentaire, mais cela n’implique pas qu’elle assume la responsabilité de l’exactitude des fichiers.
4. Si XL Media informe le Client d’une erreur détectée, la production peut être suspendue jusqu’à la réception de données corrigées ou jusqu’à l’autorisation expresse du Client de poursuivre malgré l’erreur signalée.
5. Lorsque le Client approuve un projet, un BAT, une visualisation, un fichier d’aperçu ou tout autre élément soumis à validation, toute réclamation ultérieure concernant des éléments visibles sur le document approuvé est exclue.
6. XL Media n’est pas tenue d’archiver les fichiers fournis par le Client. Le Client doit conserver ses propres copies.
7. XL Media peut supprimer les fichiers de production après exécution de la commande sans notification préalable.
§ 4. Couleurs et qualité d’impression
1. Les couleurs affichées sur des moniteurs, téléphones ou autres appareils électroniques ne constituent pas des références colorimétriques contractuelles.
2. Les impressions réalisées sur des imprimantes de bureau ou d’autres appareils utilisés par le Client ne constituent pas non plus des références colorimétriques contractuelles.
3. Une correspondance précise des couleurs ne peut être convenue que sur la base d’un échantillon, d’un BAT ou d’une autre méthode expressément convenue avec XL Media avant le début de la production.
4. La désignation d’une couleur selon PANTONE, RAL, CMYK, RGB ou tout autre système ne garantit pas automatiquement une reproduction identique sur tous les supports et avec toutes les technologies d’impression.
5. Le rendu des couleurs dépend notamment :
a) de la technologie d’impression,
b) du type et de la couleur du support,
c) de la structure du matériau,
d) de la lamination,
e) des conditions d’éclairage,
f) du type d’encre,
g) des différences entre lots de matériaux.
6. De légères différences de couleur entre des productions réalisées à des dates différentes, sur différentes machines ou à partir de différents lots de matériaux ne constituent pas un défaut lorsqu’elles restent dans les tolérances technologiques normales.
7. Si une correspondance de couleur particulièrement fidèle entre plusieurs productions est essentielle pour le Client, celui-ci doit en informer XL Media avant de passer commande.
§ 5. Matériaux, dimensions et tolérances de production
1. L’impression, l’impression grand format et la transformation des matériaux sont soumises aux tolérances technologiques usuelles.
2. De légers écarts concernant notamment :
a) les dimensions du produit,
b) la position de découpe,
c) la position du visuel,
d) la position des œillets, fourreaux, joncs, soudures ou autres éléments de finition,
e) la teinte du matériau,
f) l’épaisseur du matériau,
g) la structure du matériau,
h) les propriétés des matériaux souples,
ne constituent pas un défaut lorsqu’ils restent dans les tolérances propres à la technologie concernée et n’empêchent pas l’utilisation normale du produit.
3. Lorsque des tolérances détaillées sont indiquées sur la fiche produit, dans l’offre, dans une spécification technique ou dans la confirmation de commande, elles prévalent.
4. Si le Client exige une tolérance particulière, celle-ci doit être convenue avec XL Media avant la commande.
5. Si le matériau est défini uniquement par ses caractéristiques ou sa catégorie, XL Media peut utiliser un matériau d’un autre fabricant présentant des paramètres techniques comparables ou supérieurs.
6. Lorsqu’une marque, un fabricant ou une référence précise est expressément indiqué comme condition essentielle de la commande, toute modification nécessite l’accord du Client.
§ 6. Matériaux fournis par le Client
1. Lorsque la production est réalisée sur un matériau fourni par le Client, celui-ci est responsable de son aptitude à la technologie de production choisie.
2. XL Media peut refuser de travailler sur un matériau s’il existe un risque justifié d’endommagement du matériau, de mauvaise impression ou d’endommagement des équipements.
3. Le Client reconnaît que les procédés d’impression, de découpe, de laminage, de fraisage ou autres peuvent générer des déchets technologiquement justifiés.
4. XL Media n’est pas responsable des résultats découlant des propriétés, défauts, de l’âge, des conditions de stockage ou de l’inadéquation du matériau fourni par le Client.
5. Si le matériau s’avère impropre au cours de la production, XL Media peut interrompre les travaux et facturer les opérations déjà réalisées.
§ 7. Prix et paiement
1. Tous les prix indiqués aux Clients professionnels sont des prix nets, sauf indication contraire.
2. La TVA est ajoutée conformément aux dispositions légales applicables.
3. Les frais de transport, emballage spécial, palettes, caisses, assurance ou autres services supplémentaires ne sont pas compris dans le prix du produit, sauf indication contraire dans l’offre ou la confirmation de commande.
4. Les modalités et délais de paiement sont indiqués sur la facture, l’offre ou la confirmation de commande.
5. XL Media peut exiger le paiement intégral ou un acompte avant le début de la production.
6. En cas de retard de paiement, XL Media peut :
a) facturer les intérêts légaux applicables aux transactions commerciales,
b) réclamer les frais de recouvrement autorisés,
c) suspendre les commandes suivantes,
d) retenir la livraison ou l’expédition de marchandises terminées,
e) exiger un paiement anticipé pour les commandes futures.
7. En cas de doute justifié concernant la solvabilité du Client après conclusion du contrat, XL Media peut subordonner la poursuite de l’exécution à une garantie appropriée ou à un paiement anticipé.
8. Les marchandises restent la propriété de XL Media jusqu’au paiement intégral du prix, sauf disposition légale impérative contraire.
9. En cas de livraison intracommunautaire, le Client est responsable de la fourniture d’un numéro de TVA UE valide et des informations nécessaires à l’application du régime fiscal approprié.
10. Si les conditions du régime fiscal applicable ne sont pas remplies en raison de circonstances imputables au Client, XL Media peut facturer la TVA correspondante.
§ 8. Délais de production et de livraison
1. Le délai de production commence après réception :
a) d’une commande complète,
b) de fichiers de production corrects,
c) de toutes les validations requises,
d) du paiement requis.
2. Le délai de production indiqué correspond, sauf convention contraire, au moment où la commande est prête à être expédiée ou retirée.
3. La date d’expédition n’est pas la date de livraison par le transporteur.
4. Les délais de transport indiqués sont seulement indicatifs.
5. XL Media n’est pas responsable des retards du transporteur après remise correcte de l’envoi.
6. Une date de livraison n’est garantie que si XL Media l’a expressément confirmée sous forme documentaire comme date de livraison garantie.
7. Les modifications de commande, retards dans la transmission d’informations ou de fichiers ou la nécessité de les corriger entraînent une prolongation correspondante du délai de production.
8. XL Media peut effectuer des livraisons partielles si cela ne cause pas d’inconvénient majeur au Client.
§ 9. Retrait, expédition et transfert des risques
1. Sauf convention contraire, le lieu d’exécution de l’obligation de XL Media est l’établissement de XL Media à Łódź, Pologne.
2. En cas de retrait personnel, le risque de perte ou de détérioration accidentelle est transféré au Client lors de la remise des marchandises au Client ou à une personne agissant pour son compte.
3. Lorsque les marchandises sont expédiées au Client, le risque de perte ou de détérioration accidentelle est transféré au Client au moment où l’envoi est remis au premier transporteur.
4. Cette règle s’applique également lorsque :
a) le transporteur est choisi par XL Media,
b) le transport est commandé par XL Media,
c) XL Media agit comme expéditeur ou donneur d’ordre vis-à-vis du transporteur,
d) les frais de transport sont facturés par XL Media.
5. L’organisation du transport par XL Media constitue un service supplémentaire et ne signifie pas que XL Media assume le risque lié au transport.
6. Des règles différentes ne s’appliquent que si elles ont été expressément convenues, notamment au moyen d’un Incoterm approprié ou d’une confirmation écrite claire de XL Media.
7. Le mode d’emballage standard est choisi par XL Media en fonction du type de produit et du mode de transport habituel.
8. Les produits peuvent être expédiés roulés, pliés, en colis, cartons ou sur palettes selon leur nature et leurs dimensions.
9. Si le Client exige un emballage spécifique ou une protection supplémentaire, cela doit être convenu avant l’acceptation de la commande. Un supplément peut être facturé.
§ 10. Dommages survenus pendant le transport
1. Le Client ou toute personne réceptionnant l’envoi pour son compte est tenu de vérifier l’état extérieur de l’envoi lors de la livraison dans la mesure où cela est possible sans ouvrir l’emballage.
2. En cas de dommage visible de l’emballage, palette, tube, carton ou de l’envoi lui-même, le Client devrait, avant une acceptation sans réserve :
a) signaler le dommage au transporteur,
b) formuler une réserve sur le document de livraison lorsque cela est possible,
c) demander l’établissement d’un procès-verbal de dommage,
d) prendre des photos de l’emballage et des marchandises endommagés,
e) conserver l’emballage jusqu’à la clôture de la procédure de réclamation.
3. Si le chauffeur ou le transporteur refuse d’établir un procès-verbal ou d’accepter une réserve, le Client devrait documenter ce refus et en informer immédiatement XL Media et le transporteur.
4. Les dommages de transport non visibles lors de la réception doivent être signalés immédiatement après leur découverte, dans le respect des délais légaux applicables au type de transport concerné.
5. En particulier, lorsqu’un délai légal de sept jours s’applique aux dommages non apparents ou à la constatation de l’état de l’envoi, le Client est tenu de respecter ce délai.
6. L’acceptation de l’envoi sans réserve peut entraîner la perte de droits à l’encontre du transporteur ou rendre considérablement plus difficile la preuve que le dommage est survenu pendant le transport.
7. Si le Client omet, par sa faute, d’accomplir les formalités nécessaires à la préservation des recours contre le transporteur et que cette omission rend l’obtention d’une indemnisation impossible ou sensiblement plus difficile, les conséquences négatives qui en résultent sont supportées par le Client, sauf si XL Media est responsable du dommage sur un autre fondement juridique.
8. Lorsque XL Media a conclu le contrat de transport et que, de ce fait, la réclamation formelle auprès du transporteur doit être déposée par XL Media, XL Media mènera la procédure après réception des informations et documents nécessaires du Client.
9. Le Client doit notamment fournir à XL Media :
a) le numéro de commande ou de facture,
b) le numéro d’expédition,
c) le procès-verbal de dommage s’il a été établi,
d) des photographies de l’envoi et de l’emballage,
e) une description du dommage,
f) la quantité de marchandises endommagées,
g) tout autre document exigé par le transporteur.
10. XL Media ne garantit ni l’acceptation de la réclamation par le transporteur ni le montant d’une éventuelle indemnisation.
11. Si le risque de transport a été transféré au Client conformément au § 9 et que XL Media obtient une indemnisation du transporteur pour perte ou dommage, XL Media reversera ou créditera au Client le montant correspondant à son préjudice.
12. Jusqu’à la clôture de la procédure de réclamation transport, XL Media n’est pas tenue d’effectuer gratuitement une production de remplacement si elle n’est pas responsable de la cause du dommage.
13. Si le Client a besoin d’un produit de remplacement avant la clôture de la procédure, il peut passer une nouvelle commande payante.
14. Si une indemnisation est ensuite obtenue du transporteur, XL Media procédera au règlement approprié avec le Client conformément au paragraphe 11.
§ 11. Contrôle des marchandises et réclamations concernant la production
1. Le Client est tenu d’examiner les marchandises immédiatement après leur réception selon les usages applicables au type de produit concerné.
2. Les défauts de production visibles, quantités incorrectes, produits erronés ou autres non-conformités détectables lors d’un contrôle normal doivent être signalés à XL Media sans retard injustifié après leur découverte.
3. Les défauts non apparents doivent être signalés sans retard injustifié après leur découverte.
4. Une réclamation devrait comprendre :
a) le numéro de commande ou de facture,
b) une description précise du défaut,
c) la quantité de produits concernés,
d) des photographies lorsque cela est possible,
e) toute autre information nécessaire à l’examen de la réclamation.
5. Le Client ne doit pas détruire ou éliminer les produits faisant l’objet de la réclamation avant la clôture de la procédure sans l’accord de XL Media.
6. XL Media peut demander le retour d’un échantillon, d’une partie du produit ou du produit complet lorsque cela est nécessaire pour déterminer la cause du défaut.
7. Ne sont notamment pas considérés comme des défauts :
a) les caractéristiques résultant de la technologie de production,
b) les écarts dans les limites des tolérances admises,
c) les variations de couleur décrites dans les présentes Conditions Générales,
d) les erreurs provenant des fichiers fournis ou approuvés par le Client,
e) les dommages survenus après le transfert des risques,
f) les dommages résultant d’une mauvaise installation, utilisation, conservation ou d’un transport effectué par le Client.
8. En cas de réclamation justifiée, XL Media a en premier lieu le droit, à son choix :
a) de réparer le défaut,
b) de reproduire la partie défectueuse de la commande,
c) de reproduire le produit.
9. Si la correction ou la nouvelle production est impossible, disproportionnée ou infructueuse, les parties peuvent convenir d’une réduction de prix appropriée.
10. La résiliation ou la résolution du contrat pour défaut n’est possible qu’en cas de défaut substantiel et après avoir donné à XL Media une possibilité appropriée de remédier à la non-conformité, sauf disposition légale impérative contraire.
11. Dans la mesure autorisée par la loi, la responsabilité légale de XL Media au titre de la garantie est limitée à 12 mois à compter de la remise des marchandises.
12. Cette limitation ne s’applique pas en cas de dissimulation frauduleuse d’un défaut ni lorsqu’une limitation est interdite par la loi.
13. Les produits fabriqués selon les spécifications individuelles du Client ne peuvent être retournés au seul motif que le Client a changé d’avis ou n’en a plus besoin.
§ 12. Responsabilité de XL Media
1. XL Media est responsable des dommages qui constituent la conséquence directe d’une inexécution ou mauvaise exécution du contrat pour des raisons qui lui sont imputables.
2. Dans la mesure autorisée par la loi, XL Media n’est pas responsable :
a) des pertes de bénéfices,
b) des pertes de contrats ou de commandes,
c) des interruptions d’activité,
d) des pertes de chiffre d’affaires,
e) des dommages indirects ou consécutifs,
f) des pénalités contractuelles imposées au Client par ses propres cocontractants,
g) des réclamations des clients finaux du Client,
h) des coûts de campagnes publicitaires, d’installation, de démontage ou de travaux effectués par des tiers,
sauf si XL Media a expressément accepté un tel risque avant la conclusion du contrat.
3. Sauf en cas de dommage causé intentionnellement ou par faute lourde, la responsabilité totale de XL Media relative à une commande est limitée à la valeur nette de cette commande.
4. Les limitations de responsabilité ne s’appliquent pas lorsqu’elles sont interdites par des dispositions légales impératives.
5. XL Media n’est pas responsable des retards, pertes ou dommages résultant d’actes ou omissions du Client, de ses employés, sous-traitants ou clients finaux.
6. XL Media n’est pas responsable de l’aptitude d’un produit à un usage inhabituel ou spécifique lorsque cet usage n’a pas été signalé avant l’acceptation de la commande.
7. Le Client est responsable de vérifier si le produit commandé satisfait aux exigences légales, techniques, de sécurité incendie, de construction ou sectorielles applicables à son usage, sauf si la conformité à ces exigences faisait expressément partie de la commande.
§ 13. Droits d’auteur et droits des tiers
1. Le Client déclare disposer de tous les droits ou autorisations nécessaires permettant à XL Media d’utiliser les éléments fournis aux fins de réalisation de la commande.
2. Cela concerne notamment :
a) les photographies,
b) les graphiques,
c) les marques,
d) les logos,
e) les textes,
f) les images de personnes,
g) les créations et autres œuvres.
3. Le Client est responsable de toute atteinte aux droits de tiers résultant de l’utilisation des éléments qu’il a fournis.
4. Si un tiers présente une réclamation contre XL Media en raison de l’utilisation de ces éléments, le Client devra, dans la mesure autorisée par la loi applicable, indemniser XL Media des frais et réclamations justifiés liés à cette violation.
5. XL Media peut refuser une commande si son contenu est contraire à la loi ou s’il existe des raisons fondées de soupçonner une violation des droits de tiers.
6. Les créations, éléments graphiques, modèles, fichiers de production, profils, tracés de découpe et autres éléments créés indépendamment par XL Media restent la propriété intellectuelle de XL Media, sauf accord exprès contraire.
7. Le paiement des produits imprimés n’entraîne pas automatiquement l’acquisition de droits sur les fichiers sources modifiables ou les fichiers de production créés par XL Media.
§ 14. Retrait et stockage des marchandises terminées
1. Le Client est tenu de retirer les marchandises terminées dans le délai convenu.
2. Si le retrait ou l’expédition est retardé pour des raisons imputables au Client, le risque de perte ou d’endommagement passe au Client dès que les marchandises sont prêtes à être retirées.
3. XL Media peut facturer des frais de stockage si le Client ne retire pas les marchandises dans le délai convenu.
4. En cas de non-retrait prolongé, XL Media peut, après avoir demandé au Client de retirer les marchandises et fixé un délai supplémentaire raisonnable, prendre toute autre mesure autorisée par la loi.
§ 15. Force majeure et circonstances indépendantes de XL Media
1. XL Media n’est pas responsable de l’inexécution ou du retard dans l’exécution de ses obligations lorsque cela résulte de circonstances échappant raisonnablement à son contrôle.
2. Ces circonstances peuvent notamment comprendre :
a) incendie, inondation ou autres catastrophes naturelles,
b) guerre, troubles ou mesures des autorités,
c) grèves et perturbations des transports,
d) coupures prolongées d’électricité ou de télécommunications,
e) cyberattaques ayant un impact important sur l’activité,
f) restrictions administratives ou douanières,
g) perturbations soudaines de l’approvisionnement en matières premières essentielles,
h) tout autre événement comparable ne pouvant raisonnablement être prévu ou évité malgré les précautions nécessaires.
3. XL Media informera le Client de la survenance de telles circonstances et de leur impact prévisible sur la commande.
4. Le délai de production sera prolongé de la durée de la perturbation et du temps raisonnablement nécessaire à la reprise normale de la production.
§ 16. Données personnelles et communication
1. Les données personnelles liées aux commandes sont traitées conformément à la législation applicable sur la protection des données et à la politique de confidentialité de XL Media.
2. Le Client est tenu de fournir des coordonnées à jour.
3. Toute correspondance envoyée à l’adresse e-mail indiquée par le Client est considérée comme valablement adressée au Client.
4. Le Client est responsable des actions des personnes utilisant son compte ou son adresse e-mail professionnelle dans la mesure où XL Media pouvait raisonnablement considérer ces personnes comme autorisées à agir en son nom.
§ 17. Droit applicable et juridiction compétente
1. Tous les contrats conclus avec XL Media sur la base des présentes Conditions Générales sont régis par le droit de la République de Pologne.
2. L’application de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises du 11 avril 1980 (CVIM/CISG) est exclue.
3. Dans la mesure où la loi le permet, les tribunaux compétents pour le siège de XL Media à Łódź, Pologne, sont compétents pour les litiges résultant des contrats conclus sur la base des présentes Conditions Générales.
4. Avant d’engager une procédure judiciaire, les parties devraient tenter de résoudre le différend à l’amiable.
§ 18. Dispositions finales
1. Le Client a la possibilité de prendre connaissance des présentes Conditions Générales avant la conclusion du contrat.
2. Le fait de passer commande après leur mise à disposition vaut acceptation des présentes Conditions Générales.
3. La version actuelle des Conditions Générales est disponible sur le site Internet de XL Media.
4. La version mise à disposition du Client au moment de la conclusion du contrat s’applique à la commande concernée.
5. Les modifications apportées aux présentes Conditions Générales n’affectent pas les contrats déjà conclus, sauf accord contraire des parties.
6. Si une disposition des présentes Conditions Générales s’avère nulle ou inapplicable, les autres dispositions restent valables.
7. Pour toute question non réglée par les présentes Conditions Générales, les dispositions applicables du droit polonais s’appliquent.
XL Media Piotr Kalita
ul. Poli Gojawiczyńskiej 22
93-253 Łódź, Pologne
N° TVA : PL7282530059
REGON : 100068437